کارمندان اداری و منشی‌ها کارهای اداری مثل مکاتبات، تماس‌های تلفنی و بایگانی اسناد را انجام می‌دهند، قرارهای ملاقت را هماهنگ می‌کنند و کلی کارهای دیگر انجام می‌دهند. در واقع، کارمندان و منشی‌ها را می‌توان آچار فرانسه‌ی سازمان‌های بزرگ مثل ادارات دولتی تا کسب‌وکارهای کوچک مثل آموزشگاه‌ها و مطب‌های پزشکان دانست.
معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند.کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در محیط‌های دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند استخدام کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، به خدمت می‌گیرند.
آن‌ها با انجام دادن کارهای غیرتخصصی و روزمره، بار سنگینی را از روی دوش پرسنل تخصصی بر می‌دارند و با پشتیبانی خود امکان تمرکز صرف روی کارهای تخصصی را برای این پرسنل فرآهم می‌آورند. بنابراین، نیاز بالایی به استخدام کارمند اداری و منشی وجود دارد.
برای مشاهده‌ی تعداد بالای آگهی‌هایی که برای استخدام منشی‌ها و کارمندان اداری منتشر می‌شوند می‌توانید سری به وب‌سایت کاریابی جاب ویژن بزنید.
با این حال، پیشبینی می‌شود که از سال ۲۰۱۹ تا سال ۲۰۲۹، شغل منشی‌گری رشد منفی حدود ۹ درصدی را تجربه کند و آینده‌ی شغل کارمند اداری نیز تفاوت چندانی نخواهد داشت. دلیل این موضوع، گسترش استفاده از اپلیکیشن‌ها، اینترنت و سیستم‌های اتوماسیون اداری برای انجام کارهای اداری است.
در این مقاله می‌خواهیم شما را با دو شغل منشی‌گری و کارمند اداری و کارهایی که آن‌ها باید انجام دهند آشنا کنیم.
وظایف و مسئولیت‌های کارمندان اداری و منشی‌ها چیست؟
بعضی از وظایف و مسئولیت‌های کارمندان اداری و منشی‌ها با هم دیگر همپوشانی دارند. در واقع، کارمندان اداری کارهای گتسرده‌تری از منشی‌ها انجام می‌دهند و معمولا باید تمام وقت باشند ولی منشی‌ها کارهای سبک‌تر و محدودتری دارند و می‌توانند پاره‌وقت هم کار کنند.
به طور کلی می‌توان گفت که وظایف یک کارمند اداری معمولی شامل پاسخ‌گویی به تلفن‌ها که می‌توانند از جانب ارباب‌رجوع‌ها، مشتریان یا کارفرمایان باشند، پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، پاسخ‌گویی به نامه‌های فیزیکی و انجام مکاتبات و کاغذبازی‌های اداری در سیستم‌های بروکراسی اداری، ثبت فعالیت‌های سایر پرسنل و انجام کارهای حقوقی و اداری آن‌ها، هماهنگ کردن جلسات و قرارهای ملاقت، تنظیم و هماهنگ‌سازی مأموریت‌های خارج سازمانی پرسنل، انجام بعضی از کارهای حسابداری، انجام خریدها و تجهیز سازمان و نگهداری از وسایل سازمان می‌باشد. دیگر وظایف کارمند اداری عبارتند از:
- مشارکت در عقد قراردادها با مشتریان و سازمان‌های دیگر
- نسخه‌برداری از فایل‌های فیزیکی و دیجیتالی و بایگانی کردن آن‌ها در فایل‌های فیزیکی یا دیجیتالی
- وقت گرفتن برای استفاده از اتاق‌های خاص مثل سالن‌های همایش
- مصاحبه و جذب نیروهای جدید و آموزش آن‌ها
- هماهنگی رویدادهای درون سازمان
- تحلیل داده‌های آماری مثل داده‌های مربوط به عملکرد سازمان
- مدیریت سایت و شبکه‌های اجتماعی سازمان
- برنامه‌ریزی و مدریت بودجه
منشی‌ها نیز خیلی از این کارها را انجام می‌دهند ولی وظایف و اختیارات آن‌ها کمتر است و شامل موارد زیر می‌باشد:
- ثبت کردن کارهای روزانه
- اولویت‌بندی کارها
- هماهنگ‌کردن قرارهای ملاقات
- جواب دادن تلفن‌ها، دریافت پیام‌ها و پاسخ‌گویی به آن‌ها در حد اختیار
- انجام نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری
- تایپ کردن اسناد و آماده‌سازی گزارش‌ها
- همکاری با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه
- پذیرش و خوش‌آمدگویی به مشتریان و ارباب رجوع
- بایگانی کردن اسناد مهم
- انجام پرداخت‌های مالی و فاکتور کردن هزینه‌ها
برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام کارمند اداری و منشی کلیک کنید.
ساعات کاری و نحوه‌ی همکاری کارمندان اداری و منشی‌ها
کارمندان اداری چه در سیستم‌های دولتی و چه در سیستم‌های خصوصی، معمولا ساعات کاری مشخصی دارند. حجم کاری کارمند اداری یا منشی بسته به اندازه‌ی سازمان و نوع فعالیت‌های آن، تفاوت‌های زیادی با هم دیگر دارند. در کسب و کارهای کوچک، یک منشی با ساعات کاری کم، می‌تواند کارهای دفتری را در حد نیاز انجام دهد.
معمولا کارهای اداری به صورت حضوری هستند اما با توجه به گسترش پلتفرم‌های ارتباطی این امکان فرآهم آمده است که بسیاری از کارهای اداری به صورت دورکاری انجام شوند. پس از تجربه‌ی همه‌گیری ویروس کرونا، سازمان‌ها خیلی از کارمندان خود را دورکار کردند. حتی منشی‌ها نیز امروزه می‌توانند دورکار باشند و آگهی‌های استخدام منشی دورکار کم نیستند.
کار کردن در یک سیستم اداری، انعطاف‌پذیری بالایی ندارد و ممکن است مجبور باشید همیشه کارهایی تکراری انجام دهید. در سازمان‌های بزرگ، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص است و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم می‌شود. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم می‌شود.
در شرایطی که اکثر کارمندان اداری تمام وقت هستند، منشی‌ها به دلیل حجم کار کمتر، به ویژه در کسب‌وکارهای کوچکتر، مثل منشی آموزشگاه، منشی مطب، منشی باشگاه و ... ، به صورت پاره‌وقت کار می‌کنند و البته دستمزد کمتری دارند.
معمولا کارمندان اداری خارج از ساعات معمول اداری کار نمی‌کنند و زمان متوسط کار کردن آن‌ها، ۸ ساعت بر روز است. کارمند اداری در روزهای تعطیل رسمی کار نمی‌کند ولی ممکن است در شرایط خاصی نیاز باشد که خارج از ساعات کار و حتی در روزهای تعطیل نیز در محل کارش حاضر باشد.
آیا کارمندان اداری و منشی‌ها می‌توانند پیشرفت کنند؟
شغل کارمند اداری دارای مراحل و سطوح مختلفی است که تنها با تجربه می‌توانید از آن‌ها عبور کنید. تحصیلات، نقش چندانی در پیشرفت شما به عنوان یک کارمند اداری ندارند. قاعدتا هرچه تجربه‌ی شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، بهبود یابد، دستمزد شما نیز بیشتر می شود. با این حال، این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما مسئولیت‌های شما را بیشتر می‌کند.
برای آشنایی بیشتر با شغل کارمند اداری، کلیک کنید.
بعضی‌ها تصور می‌کنند که منشی‌ها نمی‌توانند پیشرفت حرفه‌ای داشته باشند. این گفته، به هیچ وجه درست نیست. این شغل می‌تواند شروعی خوب برای ورود به بازار کار باشد. تحصیلات و تجربه می‌توانند راه پیشرفت شما را هموار کنند. شاید بعضی کارهای منشی‌گری ارتباطی با حوزه‌ی تخصصی شما نداشته باشند، اما در هر صورت برای شما سابقه کار محسوب می‌شوند. در بعضی از مشاغل، منشی‌ها همانند کارآموز هستند. به عنوان مثال، خیلی از حسابدارهای موفق، مسیر حرفه‌ای خود را به عنوان منشی حسابدار، شروع کرده‌اند. شما به عنوان یک منشی، با افراد زیادی ارتباط دارید و می‌توانید خیلی چیزها یاد بگیرید.
- چهارشنبه ۲۷ اسفند ۹۹ ۱۲:۳۳
- ۳۷۸ بازديد
- ۰ ۰
- ۰ نظر